[Perl] Appel à candidature pour les Journées Perl 2017

[L Boivin]

Bonjour,

2016 touche à sa fin.
Il serait temps de se pencher sur la prochaine conférence
"Journées Perl" si on souhaite qu'elle ait lieu.
On cherche des volontaires pour l'organiser.

Qu'est-ce que ça veut dire "organiser" les Journées Perl 2017 ?

Un lieu :

Pour organiser la conférence, il faut au minimum trouver un lieu et
des dates.
Certaines organisations permettent à des associations d'organiser
gratuitement des événements. C'est le cas du Carrefour Numérique² à
Paris, de certaines universités ou écoles, et probablement d'autres
lieux dont je n'ai pas idée.


Une date :

Traditionnellement, les Journées Perl sont organisées sur 2 jours,
un vendredi et un samedi, en juin. Ce n'est pas une contrainte (il
y a eu 2 éditions qui ont eu lieu en novembre), c'est juste un
constat de ce qui a eu lieu.
Les organisateurs ont liberté de choisir en fonction des contraintes
du lieu et d'éventuels conflits avec d'autres événements, tant locaux
(install-parties par exemple), qu'internationaux (YAPC::Europe,
éventuellement les autres YAPC... les YAPC qu'on doit appeler TPC
d'ailleurs maintenant).

Lors d'une AG récente, il a été décidé d'organiser l'AG en même
temps que les Journées Perl si celles-ci avaient lieu au 1er semestre
de l'année.
Que cela ne soit pas un frein pour choisir une date. Si l'AG ne
peut pas se tenir pendant les Journées Perl, le CA organisera l'AG
conformément aux statuts.


Un site web :

Act est un outil de gestion de conférence écrit en Perl, qui a servi
pour 150+ conférences depuis 10 ans.
Il permet de gérer les inscriptions, leurs paiements éventuels, les
présentations (titre, conférencier, durée, résumé, heure de passage).
Il intègre un wiki, un système de de news.
Il faut "juste" quelqu'un pour faire le look du site, et mettre les
quelques informations essentielles (où, quand, combien ça coûte) et
les informations un peu statiques que vous voulez y voir apparaître
(comment s'y rendre, où dormir, où manger, le thème de la conférence...)
Ce site se met à jour par l'intermédiaire d'un dépôt sur Github.


Un budget :

Les frais sont pris en charge par l'association (soit directement,
soit en remboursant, soit en avançant de l'argent).
Ses ressources ne sont pas illimitées.

Comme vous le savez peut-être, l'association n'a pas de revenus
réguliers (pas de cotisation) et dépend du sponsoring et des dons.
Idéalement, les dépenses liées à l'organisation de la conférence
doivent être couverte par le sponsoring pour cet événement ou un
éventuel frais d'accès.

Traditionnellement, l'accès à la conférence est gratuit si le site
est gratuit, et payant si on doit payer pour le lieu.
Mais ce n'est pas une obligation.

Les frais sont en général : le lieu, à boire et à manger pendant les
pause, l'achat de T-shirts et de goodies "publicitaires".

Les recettes sont : les sponsors, la vente des T-shirts ou des billets,
parfois des dons.

Les organisateurs sont maîtres du budget, d'autant plus s'ils ont
les ressources pour couvrir les dépenses qu'ils souhaitent engager.
Sinon, on en discute ensemble du montant et de la façon de l'utiliser.
Ils peuvent en particulier décider de participer aux frais de certains
ou de tous les conférenciers, d'organiser une soirée au restaurant plus
ou moins prise en charge dans le budget...


Conférenciers et public :

Pour avoir du monde, aussi bien des conférenciers que du public,
la recette est connue dans les grandes lignes (à défaut d'avoir été
suivie).
Il faut COMMUNIQUER !
Partout, beaucoup, tôt, tard, pendant.
L'association dispose de mailing lists, de comptes Twitter, d'une
page Facebook, d'un Typepad...
En particulier, en 2014 la communication été inexistante, ou presque.
J'en assume la responsabilité. Ne suivez pas mon exemple.


Taille de l'équipe :

1 personne : ce n'est pas assez, soyez 2 au mini-minimum.
Plus (+) de monde permet de répartir en plein de petites tâches
qui laissent de la place pour vivre en dehors de la préparation
de l'événement, ou pour reprendre des forces en se mettant un
peu en retrait.
La contrepartie est que cela demande une meilleure synchronisation.


Alors, vous vous lancez ?

Cordialement
Laurent
-- 
Laurent Boivin                    --       mailto:elbeho at boivin.eu
Member of Mongueurs de Perl       --     http://www.mongueurs.net/
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